Wie KI bei Vorbereitung, Kommunikation und Wissensarbeit unterstützen kann und weshalb ein sinnvoller Anwendungsfall mehr benötigt als eine technisch beeindruckende Antwort.
Generative KI wird in Unternehmen häufig zunächst anhand einzelner Demonstrationen eingeführt. Ein System erstellt innerhalb weniger Sekunden einen Text, entwirft eine Präsentation oder fasst umfangreiche Informationen zusammen. Solche Ergebnisse zeigen technische Möglichkeiten, beantworten aber noch nicht die Frage, ob damit ein tatsächlicher organisatorischer Nutzen entsteht.
Für Führungskräfte ist deshalb entscheidend, geeignete Anwendungsfälle zu identifizieren. Eine Aufgabe sollte nicht allein deshalb automatisiert oder KI-gestützt bearbeitet werden, weil dies technisch möglich ist. Maßgeblich ist, ob die Anwendung Zeit spart, die Qualität verbessert oder zusätzliche Handlungsmöglichkeiten eröffnet.
Dabei müssen sowohl der Aufwand zur Vorbereitung als auch der Aufwand zur Überprüfung des Ergebnisses berücksichtigt werden.
Vorbereitung komplexer Gespräche
Ein möglicher Anwendungsbereich ist die strukturierte Vorbereitung beruflicher Gespräche. KI kann beispielsweise helfen, unterschiedliche Gesprächsziele zu unterscheiden, Fragen zu formulieren oder mögliche Reaktionen auf sachliche Einwände zu durchdenken.
Besonders sinnvoll ist dies, wenn die Führungskraft die tatsächliche Situation bereits ausreichend kennt und die Anwendung lediglich zur Strukturierung nutzt.
Problematisch wäre dagegen, vertrauliche Personalinformationen ungeprüft in eine ungeeignete Anwendung zu übertragen oder die erzeugten Formulierungen ohne Anpassung zu übernehmen. Ein Gesprächsleitfaden kann unterstützen, ersetzt aber weder die eigene Verantwortung noch die notwendige Sensibilität gegenüber dem Gegenüber.
Wissensarbeit und Informationsaufbereitung
Ein weiterer Anwendungsbereich besteht in der Zusammenfassung und Strukturierung vorhandener Informationen. Umfangreiche Dokumente können beispielsweise nach bestimmten Themen geordnet oder hinsichtlich offener Fragen ausgewertet werden.
Dabei ist entscheidend, dass die zugrunde liegenden Quellen tatsächlich vorliegen. Ein System, das ohne Dokumentenzugriff eine vermeintliche Zusammenfassung erstellt, kann keine zuverlässige Auswertung der betreffenden Unterlagen gewährleisten.
Auch bei vorhandenen Dokumenten müssen wichtige Aussagen überprüft werden. Insbesondere bei rechtlich, wirtschaftlich oder organisatorisch relevanten Schlussfolgerungen ist die Nachvollziehbarkeit der Quellen erforderlich.
Der praktische Nutzen entsteht deshalb nicht allein durch die Geschwindigkeit der ersten Antwort, sondern durch eine geeignete Verbindung von maschineller Vorarbeit und menschlicher Prüfung.
Unterstützung der Personalentwicklung
Generative KI kann außerdem zur Erstellung von Übungsfällen, Reflexionsfragen und alternativen Erklärungen eingesetzt werden. Führungskräfte können beispielsweise unterschiedliche Varianten eines Feedbackgesprächs vorbereiten oder typische Konfliktsituationen für Trainingszwecke simulieren.
Solche Anwendungen können die Vielfalt möglicher Übungssituationen erhöhen. Ihre Qualität hängt jedoch davon ab, ob die Inhalte fachlich korrekt, realistisch und auf einen tatsächlichen Entwicklungsbedarf ausgerichtet sind.
Nicht jede automatisch erzeugte Übung ist didaktisch sinnvoll. Ebenso wenig wird ein Kompetenzdefizit dadurch behoben, dass umfangreiche Lernmaterialien schneller erstellt werden können.
Entscheidend ist, welche Fähigkeit entwickelt werden soll und wie ihre Anwendung anschließend im Arbeitsalltag überprüft wird.
Nutzen und Risiko systematisch abwägen
Ein geeignetes Vorgehen besteht darin, Anwendungsfälle anhand weniger zentraler Fragen zu prüfen. Ist die Aufgabe ausreichend klar beschrieben? Sind die notwendigen Informationen verfügbar? Kann das Ergebnis zuverlässig kontrolliert werden? Welche Folgen hätte ein Fehler?
Bei einfachen Textentwürfen kann eine manuelle Überarbeitung ausreichen. Bei personalbezogenen Bewertungen oder komplexen rechtlichen Fragestellungen können dagegen erheblich strengere Anforderungen gelten.
Auch der tatsächliche Zeitgewinn muss kritisch betrachtet werden. Eine KI-Anwendung, deren Ergebnisse umfangreiche Korrekturen benötigen, kann wirtschaftlich weniger sinnvoll sein, als es die schnelle Erstgenerierung vermuten lässt.
Fazit
Generative KI kann Führungskräfte bei zahlreichen Aufgaben unterstützen, besonders bei der Strukturierung von Informationen, der Vorbereitung von Kommunikation und der Entwicklung von Lernmaterialien.
Ein guter Anwendungsfall zeichnet sich nicht dadurch aus, dass KI möglichst viel Arbeit übernimmt, sondern dadurch, dass ihr Einsatz einen nachvollziehbaren Nutzen bei beherrschbaren Risiken erzeugt.
Die Auswahl geeigneter Anwendungen sollte deshalb aus den tatsächlichen Arbeitsanforderungen abgeleitet werden, nicht aus den technischen Möglichkeiten des jeweils verfügbaren Systems.